Cette fiche complète la checklist : elle garde une trace datée et signée de ce qui a été vérifié, par qui, et de la décision prise avant l'intervention d'un sous-traitant. Elle sert de preuve de diligence face aux risques d'un sous-traitant non assuré et de repère pour la relance, à caler avec le simulateur de délai de collecte.
La présente fiche consigne le contrôle, par l'entreprise principale ou le maître d'ouvrage, des attestations d'assurance remises par le sous-traitant désigné pour les travaux et le chantier indiqués. Elle enregistre les références des contrats, les activités garanties mises en regard des prestations confiées, les périodes de validité et la décision prise avant toute intervention. Elle ne constitue ni une attestation d'assurance, ni une garantie de l'entreprise principale, ni un avis juridique : elle atteste seulement qu'un contrôle a été mené à la date indiquée, sur les documents alors disponibles.
Le contrôle porte sur les attestations originales ou les copies remises par le sous-traitant, dont un exemplaire est agrafé à la présente fiche. Les références relevées, assureur, numéro de police, période de validité et activités garanties, sont recopiées telles qu'elles figurent sur les documents. Toute différence entre la raison sociale de l'assuré et celle du sous-traitant, tout numéro manquant ou toute date incohérente est signalée dans les points d'attention et fait obstacle à la validation tant qu'elle n'est pas expliquée.
Le sous-traitant déclare que les attestations remises sont authentiques, qu'elles correspondent à des contrats en cours à la date de la présente fiche et que les primes dues ont été réglées. Il déclare que les activités garanties couvrent l'ensemble des travaux qui lui sont confiés, tâches annexes comprises, et qu'aucune résiliation, suspension ou réduction de garantie n'est en cours à sa connaissance. Il autorise l'entreprise principale à vérifier ces éléments auprès de l'assureur ou du courtier mentionné.
Le sous-traitant s'engage à remettre, avant l'expiration de la période de validité indiquée, une nouvelle attestation couvrant la suite de son intervention, et à informer sans délai l'entreprise principale de toute résiliation, changement d'assureur, modification des activités garanties ou de tout autre événement affectant sa couverture. À défaut d'attestation à jour à la date de relance convenue, l'entreprise principale se réserve la possibilité de suspendre l'intervention jusqu'à réception d'un document conforme, selon les conditions prévues au contrat de sous-traitance.
La décision portée sur la fiche, intervention autorisée, autorisée sous réserve ou refusée, s'applique aux seuls travaux et à la seule période mentionnés. Une autorisation sous réserve précise la pièce attendue et la date limite de sa remise. Toute extension des travaux confiés à une prestation non listée donne lieu à un nouveau contrôle des activités garanties et, si nécessaire, à une nouvelle fiche. La validation ne dispense pas le sous-traitant de ses propres obligations d'assurance, à vérifier selon les textes en vigueur.
La fiche, les attestations contrôlées et la trace des relances et des échanges avec l'assureur sont conservées ensemble dans le dossier du chantier et dans le dossier du sous-traitant. Elles sont gardées pendant toute la durée de la garantie décennale attachée aux travaux, durée à vérifier selon les textes en vigueur, afin de pouvoir identifier rapidement l'assureur à mettre en cause en cas de désordre tardif. Une copie de la fiche peut être remise au maître d'ouvrage ou au maître d'œuvre qui la demande.
La fiche est datée et signée par la personne qui a réalisé le contrôle pour l'entreprise principale ou le maître d'ouvrage, puis par le sous-traitant ou son représentant, qui reconnaît par sa signature l'exactitude de ses déclarations et son engagement de mise à jour. Chaque partie conserve un exemplaire. Le refus de signer du sous-traitant est simplement mentionné en observation et pris en compte dans la décision.
DecennaleTrack aide les entreprises du bâtiment et les maîtres d'ouvrage à collecter, vérifier et suivre les attestations d'assurance décennale et RC pro de leurs sous-traitants avant chaque chantier.
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